ショートカットには気をつけましょうね

嬉しいできごと

今日相談を受けた、友人Aの話です。
職場で個人的に入出金の管理をしていて、ノートに記録し手作業で集計を行なっていました。ところが同僚Bはというと、コンピュータに詳しい仲間に集計表を作ってもらったそうで、自慢げに教えてくれました。
「ノートに書いてる入出金ごとのデータを入力すれば、集計はもちろん、必要な帳票も全部出るんだぜぇ〜」
見ると、Excelのワークシートで、何やら設定されていたそうです。
友人Aは、コンピュータに詳しくはないけれど、excel上で名簿やデータの入力をした経験もあり、それなら使えるぞと内心思ったそうです。自分では作れないけれど、入力なら出来るし、コピーしてくれと言ったら、すんなりコピーしてくれました。
「ラッキー！」

不思議なできごと

ところで、友人の職場はFileサーバがあり、共有のデータドライブとして見えているそうです。その中に、個人別のフォルダが作ってはあるものの、他人さまの領域もしっかり見えます。
親切心から同僚Bは、友人Aのドライブにコピーをしてくれました。
早速、友人Aはファイルを開き、同僚の入力してあったデータを消し、自分のデータを入力しました。
特殊な処理はしていないので、単なる入力作業ですから簡単です。小１時間で入力完了し、同僚Bにお礼を言って、終わりました。

その後、同僚Bが自分のワークシートを開くと、なんとデータが、おかしくなっていました。見たこともない項目や金額に…。
おかしいとは思いながらも、同僚Bは再度入力をし直しました。

悲しいできごと

そして友人Aが、データを追加しようとファイルを開くと、自分の入力したデータとは違う…？？？
何かがおかしいことに、気づきました。そこで、調査を開始…。
同僚Bが、コピーしてくれたのはExcelのbookへのショートカットだったのです。
そのため、友人Aと同僚Bは同じファイルを編集していたのでした。
友人Aはコピーを貰ったと信じていますから、データを消し入力を行った。Bはおかしいと思いながらも、Aが入力したばかりのデータを消して入力しなおした…。という事件でした。
多分、最初にBのために設定した誰かは、間違えてファイルを消しても大丈夫なようにショートカットファイルを作って、それで説明したようです。BはPCには詳しくないので、ショートカットであることにも気づかず…。そして親切にもAのフォルダにコピーしてあげてたのです。ショートカットを…。

これを、わかりやすく説明したものの、AもBもキョトン…。だよね…。

何が問題なのか

みんな親切心で、動いたのだけれども結果はNG。まぁ部分最適化は全体最適化ではないという一例なのでしょうかねぇ。
まずは、ファイルサーバの設定というか運用の問題かな。共有ドライブに個人別のフォルダが有ることが？？？てな感じです。プライバシーどうのこうというよりも、作業途中のものや破棄予定のものを、みんなが見えるところに置くのは…って感じです。
次に、ショートカットを正しく伝えなかったこと。また、ファイル一覧時のアイコンをよく見なかった？こと。見ても気づかないかもしれないですが…。
何より、バックアップが存在していなかったこと。これにより、BもAも時間と労力を無駄に使ってしまったわけです。
「こんなことなら、手作業でやれば良かった〜」なんて思ったりしないで欲しいです。これは稀なケースだと思いますよ〜。
頑張りましょうね〜。




でも本当に稀なんだろうかなぁ…。